Dokumenty niezbędne do dokonania czynności notarialnych

(poniższe wyliczenie ma charakter przykładowy – w zależności od stanu faktycznego i prawnego może istnieć konieczność złożenia również innych dokumentów wskazanych przez Notariusza)

Dokumenty niezbędne do dokonania czynności notarialnych

Czynności z zakresu prawa spadkowego

TESTAMENT

• dane osobowe testatora (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu i data jego ważności, PESEL, adres zameldowania)
• dane osobowe osoby lub osób powołanych do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, PESEL)
• w razie wydziedziczenia osoby z kręgu uprawnionych do zachowku – dane osobowe wydziedziczanego (imiona, nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, PESEL)
• w razie ustanawiania zapisu – opis przedmiotu zapisu.

PRZYJĘCIE / ODRZUCENIE SPADKU

• dane osobowe osoby przyjmującej / odrzucającej spadek (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu i data jego ważności, PESEL, adres zameldowania),
• odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
• informacje dotyczące kręgu spadkobierców ustawowych lub testamentowych,
• nr sygnatury sprawy spadkowej (jeżeli toczy się postępowanie)

AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA

(dotyczy spadków otwartych po 1 lipca 1984 roku)

• odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy (jeżeli nie zostały złożone oświadczenia o przyjęciu/ odrzuceniu spadku i nie upłynęło 6 miesięcy od otwarcia spadku, niezbędne są 2 odpisy),
• testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony,
• odpisy aktów stanu cywilnego spadkobierców: odpisy skrócone aktów urodzenia/ małżeństwa/ zgonu spadkobierców,
• nr PESEL spadkodawcy (np. unieważniony dowód osobisty lub zaświadczenie z właściwego urzędu gminy o numerze PESEL),
• dane osobowe spadkobierców (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu i data jego ważności, PESEL, adres zameldowania),
• jeżeli w skład spadku wchodzą nieruchomości lub spółdzielcze własnościowe prawa do lokali, dla których są prowadzone księgi wieczyste – numery ksiąg wieczystych.

Czynności dotyczące obrotu nieruchomościami

SPRZEDAŻ / DAROWIZNA NIERUCHOMOŚCI GRUNTOWEJ (ZABUDOWANEJ LUB NIEZABUDOWANEJ)

• odpis zwykły księgi wieczystej (ważny 1 miesiąc),
• wypis z rejestru gruntów (ewentualnie również wyrys z mapy ewidencyjnej),
• wypis z kartoteki budynków,
• informacja o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego gminy bądź o braku takiego planu (w wypadku braku planu dopuszczalne jest złożenie ważnej decyzji o warunkach zabudowy),
• podstawa nabycia (np. wypis aktu notarialnego, odpis postanowienia o nabyciu spadku lub zasiedzeniu, wypis aktu poświadczenia dziedziczenia),
• zaświadczenie dotyczące uregulowania podatku od spadków i darowizn (w przypadku nabycia nieruchomości na podstawie: dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku),
• opis nieruchomości i budynków na niej posadowionych,
• dane osobowe stron umowy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu i data jego ważności, PESEL, NIP, adres zameldowania, stan cywilny),
• jeżeli stroną czynności jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, spółka prawa handlowego lub inna osoba prawna – zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej / aktualny odpis z KRS, REGON, NIP, zgoda odpowiednich organów osoby prawnej na dokonanie czynności,
• warunki umowy (cena, sposób zapłaty, terminy zapłaty i wydania nieruchomości).

SPRZEDAŻ / DAROWIZNA NIERUCHOMOŚCI LOKALOWEJ

• odpis zwykły księgi wieczystej (ważny 1 miesiąc),
• wypis z rejestru gruntów,
• wypis z kartoteki lokali,
• podstawa nabycia (np. wypis aktu notarialnego, odpis postanowienia o nabyciu spadku lub zasiedzeniu, wypis aktu poświadczenia dziedziczenia),
• zaświadczenie dotyczące uregulowania podatku od spadków i darowizn (w przypadku nabycia nieruchomości na podstawie: dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku),
• opis lokalu,
• dane osobowe stron umowy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu i data jego ważności, PESEL, NIP, adres zameldowania, stan cywilny),
• jeżeli stroną czynności jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, spółka prawa handlowego lub inna osoba prawna – zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej / aktualny odpis z KRS, REGON, NIP, zgoda odpowiednich organów osoby prawnej na dokonanie czynności,
• warunki umowy (cena, sposób zapłaty, terminy zapłaty i wydania nieruchomości).

Czynności dotyczące obrotu prawami spółdzielczymi

SPRZEDAŻ / DAROWIZNA SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU MIESZKALNEGO / UŻYTKOWEGO

• jeżeli jest prowadzona księga wieczysta - odpis zwykły księgi wieczystej (ważny 1 miesiąc),
• zaświadczenie ze Spółdzielni wydane do Notariusza (ważne 2 tygodnie),
• podstawa nabycia (np. przydział, umowa o ustanowienie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, wypis aktu notarialnego, odpis postanowienia o nabyciu spadku lub zasiedzeniu, wypis aktu poświadczenia dziedziczenia),
• zaświadczenie dotyczące uregulowania podatku od spadków i darowizn (w przypadku nabycia nieruchomości na podstawie: dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku),
• opis lokalu,
• dane osobowe stron umowy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu i data jego ważności, PESEL, NIP, adres zameldowania, stan cywilny),
• jeżeli stroną czynności jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, spółka prawa handlowego lub inna osoba prawna – zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej / aktualny odpis z KRS, REGON, NIP, zgoda odpowiednich organów osoby prawnej na dokonanie czynności,
• warunki umowy (cena, sposób zapłaty, terminy zapłaty i wydania nieruchomości).

Pełnomocnictwa

• dane osobowe mocodawcy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu i data jego ważności, PESEL, NIP, adres zameldowania),
• dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu i data jego ważności, PESEL, adres zameldowania),
• zakres pełnomocnictwa (jakich czynności może dokonywać pełnomocnik i na jakich warunkach),
• w przypadku pełnomocnictwa szczególnego, np. do sprzedaży nieruchomości bądź spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, opis przedmiotu sprzedaży (nr działki, adres, nr księgi wieczystej, powierzchnia itp.).

Czynności z zakresu prawa rodzinnego

UMOWY MAJATKOWE MAŁŻEŃSKIE

(np. rozdzielność majątkowa, rozdzielność z wyrównaniem dorobków, rozszerzenie wspólności)

• dane osobowe małżonków / narzeczonych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu i data jego ważności, PESEL, NIP, adres zameldowania),
• jeżeli umowa jest zawierana w trakcie trwania małżeństwa – odpis skrócony aktu małżeństwa,
• jeżeli umowa jest zawierana przed zawarciem małżeństwa – data planowanego ślubu,
• jeżeli umowa dotyczy rozszerzenia wspólności majątkowej na przedmioty należące do majątku osobistego jednego z małżonków, dodatkowo odpowiednie dokumenty dotyczące tegoż przedmiotu (np. odpis z księgi wieczystej, podstawa nabycia i in.).

Wszystkie dokumenty niezbędne do dokonania czynności notarialnych powinny być złożone w kancelarii w oryginałach lub urzędowo poświadczonych kopiach.